Одним из немаловажных и наиболее часто задаваемых вопросов является «Как правильно выбрать необходимый и достаточный софт для автоматизации учета деятельности Компании?». И в данном конкретном случае, для решения задач управленческого и бухгалтерского учета, мы рассматриваем наиболее популярную в России платформу 1С:Предприятие.

Каждое предприятие по-своему индивидуально, с одной стороны, а с другой - довольно похожи, если рассматривать с точки зрения бизнес-процессов. Поэтому в этом разделе мы попытаемся рассмотреть основные принципы и факторы, влияющие на выбор программного обеспечения (ПО). И в качестве итогов представить классификацию выбора необходимого софта, в зависимости от решающих параметров.

Данный обзор мы составили на основе своего многолетнего опыта автоматизации предприятий различного масштаба и сфер деятельности. Возможно, он носит несколько субъективный характер, но как показывает опыт, всегда есть исключения, но они скорее подтверждают правило :)

Целью является помочь Вам самостоятельно сделать начальные шаги по определению потребностей предприятия в автоматизации на данный момент и предположить, возможный вариант развития событий – потратив на это минимум времени.

В настоящем обзоре мы рассмотрим три основных, на наш взгляд, аспекта:

* с чего начать: выбор ПО, с учетом развития Компании

* стоит ли менять/модернизировать существующую информационную систему

* целесообразность вложений в новый софт.

Основные разделы обзора:

1. Описание Вашей Компании (формирование требований к системе)

2. Классификация базовых версий 1С:Предприятие

* 1С:Предприятие 7.7.

* 1С:Предприятие 8.0.

3. Стадии развития Компании и варианты выбора программного обеспечения (ПО)

* ФИРМА - Торговая (в том числе, продажа услуг)

* ФИРМА – Производственная

* ФИРМА - Узкопрофильная.(страховая деятельность, рекламное агентство и т.д.)

4. Краткое сравнение платформы 7.7. и 8.0.

5. Условия необходимости, модернизации существующего софта

6. Экономическая целесообразность внедрения информационной системы

1. ОПИСАНИЕ КОМПАНИИ

Первое с чего мы рекомендуем начать - это формализовать (прописать) - следующие параметры:

1. Учет структуры компании.

* Вид деятельности (торговля, производство и т.д.)

* Перечень автоматизируемых подразделений Компании.

* Наличие удаленных рабочих мест не входящих в ЛВС.

* Перечень задач подлежащих автоматизации

* Количество рабочих мест и объем документооборота

* Область применения (фискальный и/или управленческий учет)

* Навыки персонала

Каждый, либо в комплексе все, из выше перечисленных вопросов, являются определяющими и в зависимости от ответов, решением будет тот или иной программный продукт.

В принципе, данной информации уже вполне достаточно для того, чтобы сформировать первоначальный запрос для Компаний-Разработчиков 1С, и на основании полученных предложений, выбрать оптимальный для Вас вариант.

Если Вы решили, для начала, все-таки самостоятельно разобраться с поставленной задачей, то следующим этапом, мы коротко (что бы иметь представление), рассмотрим представленные на рынке, на сегодняшний день, программные продукты на базе «1С:Предприятие 7.7. и 8.0.».

2. КЛАССИФИКАЦИЯ БАЗОВЫХ ВЕРСИЙ 1С:ПРЕДПРИЯТИЕ

1. 1С:Предприятие 7.7.- Система программ позволяет решать различные задачи учета и управления на предприятиях независимо от их профиля

* Торговля и склад-Программа предназначена для учета любых видов торговых операций и может выполнять все функции учета

* Бухгалтерия - универсальное массовое решение для автоматизации бухгалтерского учета на предприятиях

* Зарплаты и кадры - представляет собой компоненту Расчет с типовой конфигурацией для расчета заработной платы и кадрового учета

* ПУБ - - Конфигурация «Производство+Услуги+Бухгалтерия» для системы «1С: Предприятие 7.7» представляет собой типовое решение для автоматизации средних и малых предприятий, основными видами деятельности которых, является производство продукции, оказание услуг, а также оптовая торговля.

* Финансовое планирование - – включает в себя: стратегическое и оперативное планирования (бюджетирование); сбор данных о фактическом выполнении плана; план - фактный анализ исполнения бюджета; моделирование, анализ и прогнозирование финансового состояния организации.

* Комплексная 7.7 - – Включает в себя все выше перечисленные компоненты. Главное преимущество использования состоит в том, что в ней не только поддерживается единое информационное пространство, но также реализуется автоматическое отражение в бухгалтерском учете данных оперативного учета торговой деятельности и результатов расчета заработной платы с необходимой степенью детализации.

2. 1С:Предприятие 8.0. - новейшая версия платформы для автоматизации управления и учета, отвечающая современным тенденциям развития рынка

* Управление торговлей - решает задачи управленческого и оперативного учета, анализа и планирования; автоматизирует торговые, финансовые и складские операции

* Бухгалтерия - предназначена для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности, в организациях

* Управление персоналом - предназначена для комплексной автоматизации расчета заработной платы и реализации кадровой политики предприятий

* УПП - является комплексным прикладным решением, охватывающим основные контуры управления и учета на производственном предприятии

* Сервер - Клиент-серверный вариант предназначен для использования в рабочих группах или в масштабе предприятия. Он реализован на основе трехуровневой архитектуры «клиент-сервер».

* WEB-расширения - хотя и входит с состав технологической платформы, поставляется в виде отдельного программного продукта и позволяет встраивать доступ к данным 1С:Предприятия в существующие Web-сайты и Web-приложения, а так же создавать готовые Web-приложения, использующие информационную базу 1С:Предприятия 8.0.

3. СТАДИИ РАЗВИТИЯ КОМПАНИИ И ВАРИАНТЫ ВЫБОРА ПО

Далее, для того, что бы определить какой же из продуктов наиболее вероятно подойдет для Вашей Компании, мы предлагаем, укрупнено, не вдаваясь в «тонкую» специфику предприятия – разделить по деятельности: на Торговое или Производственное предприятие. Поскольку стоимость решения серьезно зависит от масштабов предприятия, то данная классификация включает в себя градацию по величине Компании.

Попутный совет: Принимая решение, делайте это с учетом оперативного развития Компании, что бы не пришлось тратить дополнительное время на увеличение рабочих мест, в самом ближайшем будущем.

Итак….

3.1. ФИРМА - Торговая (в том числе, продажа услуг)

В данной таблице рассматриваются только варианты использования конфигураций, в зависимости от размеров компании и сферы деятельности.

Более подробно о выборе платформы, мы поговорим позже.

Обозначения:

ПУБ – 1С:Предприятие 7.7. Конфигурация Производство + Услуги + Бухгалтерия

УПП - 1С:Предприятие 8.0. Управление производственным предприятием

Этап развития Компании

Кол-во человек

Решение

Примечание

Стартовая

1-3

1С:Бухгалтерия

Данная конфигурация включает не только бухгалтерский учет, но и ведение учета ТМЦ и расчета заработной платы сотрудников.

Малая

3-10

Бухгалтерия + Торговля

Ведение торгового и бухгалтерского учета в раздельных базах. Управленческий учет ведется в 1С:Торговля и необходимые операции перекачиваются в 1С:Бухгалтерия

Средняя

10-30

Бухгалтерия+Торговля+Зарплата/ Комплексная/ ПУБ+Сервер

Возможно установка всех компонент по отдельности либо создание единого информационного пространства на основе 1С:Комплексная.Для обеспечения большей«устойчивости» системы от 10 пользователей рекомендуется приобретать сервер 1С или SQL версии соответствующих компонент 1С Предприятие 7.7.. Это необходимо так же и для улучшения защиты баз данных от несанкционированного доступа.

Выше средней

30-50

Бухгалтерия+Зарплата+Торговля с доработками/ПУБ с доработками+ Финпланирование+ Сервер

С ростом Компании возникает необходимость в изменении типовой конфигурации в соответствии с требованиями бизнеса. А также ведения план-фактного анализа финансовой деятельности компании.

Ниже крупной

50-100

Бухгалтерия с доработками+ Зарплата+ Торговля с доработками+ Сервер

При динамично растущей Компании доработкам, в большинстве случаев, подвергаются основные компоненты.

Крупная

свыше 100

Все компоненты с доработками+ Сервер

При появлении сложной системы расчета зарплаты сотрудников – в «Зарплата и Кадры» также вносятся изменения.

3.2. ФИРМА - Производственная

Также представлены наиболее часто встречающиеся варианты автоматизации предприятий, деятельность которых связана с производством.

В зависимости от масштаба Компании может быть разным состав платформы, неизменным является наличие программного продукта, позволяющего автоматизировать ведение учета производственного процесса - ПУБ, либо УПП .

Этап развития Компании

Кол-во человек

Решение

Примечание

Ниже средней

10-30

Бухгалтерия+ Торговля/ПУБ

При небольшом производстве возможно использование как типовых возможностей ПУБ, так доработка типовой Торговли.

Средняя

30-50

Бухгалтерия +ПУБ с доработками+ Зарплата+ Финпланирование+ Сервер

Для устойчивости системы, при 20 и более рабочих мест рекомендуется приобретать лицензию на сервер или SQL версии компонентов 1С:Предпритие 7.7.

Ниже крупной

50-100

Бухгалтерия с доработками+ Зарплата+ПУБ с доработками+ Финпланирование/ УПП+ Сервер

В зависимости от сложности производственного процесса может использоваться – более простой вариант - ПУБ, в более сложном УПП

Крупная

свыше 100

все компоненты с доработками+ Сервер

На первоначальном этапе возможно использование типовых конфигураций с поэтапной модификацией системы в соответствии с индивидуальностью Компании либо полномасштабное внедрение УПП.

3.3. ФИРМА - узкопрофильная.

Из каждого правила, как всегда, существуют исключения.

В данном подразделе мы хотели бы рассмотреть автоматизацию деятельности Компаний, для которых достаточно трудно подобрать типовой продукт. В этом случае наиболее оптимальным решением является использование программного комплекса 1с в качестве платформы - для создания собственной конфигурации.

Например: страховая деятельность, рекламное агентство, торговля и дистрибуция техники, инвестиционная деятельность и т.д.

Этап развития Компании

Кол-во человек

Решение

Примечание

Малая/Средняя

3-30

Бухгалтерия

Пока Компания не очень большая и процессы нетрудно отследить, достаточно 1С: Бухгалтерии

Средняя/Крупная

30 и выше

Бухгалтерия + Конфигурация с «0» для управленческого учета/ Совместная(поддерживаемая 1С).

Как вариант можно рассматривать конфигурацию созданную совместными силами партнера и компании 1С. Но при выборе необходимо анализировать варианты предлагаемого софта, те, которые Компания-разработчик регулярно обновляет и дополняет. В противном случае затраты чаще всего будут бесполезными.

После того, как Вы определились с потребностями Компании и возможной конфигурацией, уже можно посчитать примерную стоимость и сроки внедрения программного продукта.

Далее, познакомится с возможностями выбранных продуктов - почитав рекламные буклеты, посмотрев презентации или пригласив грамотного специалиста из Компании - Франчайзи 1С - принять окончательное решение о выборе оптимального софта.

В принципе, можно уже не надолго поставить точку :-)

Но,

мы хотели бы хотели рассмотреть факторы, которые также стоит учитывать при выборе программного продукта….

Например, не маловажным является выбор платформы для построения информационной системы. Если ближайшие 5 - 7 лет выбор стоял между1С: 7.7. и…….1С:7.7. :-), то на сегодняшний день ситуация обострилась вследствие появления новой технологической платформы 1С:8.0. , и решение о выборе продукта стало менее однозначно… Что предпочесть? «Старый» - проверенный продукт, или новый - «продвинутый».

На сегодняшний день – один из самых актуальных вопросов – что же выбрать?

Мы постарались провести беспристрастный анализ.

Более серьезный подход к сравнению возможностей каждой из системы Вы можете почитать здесь («Сравнение 7.7. и 8.0.»)

4. ВЫБОР ПЛАТФОРМЫ

Условие/вопрос

1С: Предприятие 7.7.

1С: Предприятие 8.0.

Необходимость при развитии Компании изменение бизнес-процессов

«+» Платформа является «старой», проверенной временем,

«-» количество людей умеющих и желающих заниматься данной платформой с течением времени стремится к «0»

«+» Использование высокотехнологичной платформы

«+»Реализация и отлаженная работа конфигурации, в области бюджетирования, планирования, анализа данных и т.д. (за счет встроенных, типовых возможностей)

«-»более высокие требования к аппаратному обеспечению

Рост компании (масштабируемость системы)

Достаточно затратный процесс увеличения количества рабочих мест, поэтому программа приобретается, как правило, « с запасом»

1С:8 масштабируется легче, за счет новой политики лицензирования. Увеличение рабочих мест происходит путем приобретения доп. лицензий для новых пользователей.

Наличие или появление в последующем удаленных рабочих мест (например: склад)

Создание единого информационного пространства между удаленными офисами возможно только между абсолютно идентичными конфигурациями (по средствам УРБД)

1С:8 позволяет организовывать обмен между разными конфигурациями (УРБД является встроенной опцией)

Требования по работе с Интернет – ресурсами

1С:7 поддерживает только работу с HTML

1С:8 штатно FTP и почту.

Требования по аппаратному обеспечению

Достаточно простые требования, ничего сверхъестественного (Требования )

# процессор Intel Pentium III 866 МГц ;

# оперативная память 256 Мбайт;

Лицензионная политика

Возможные варианты:

# 1 р.м.,

# 3 р.м.

# Сет. (неограниченное количество пользователей)

Лицензии на рабочие места в системе, приобретаются по мере увеличения количества пользователей.

Поддержка КПК

Отсутствует

«1С:Предприятие 8.0. Расширение для карманных компьютеров»

Получилось немного с уклоном в сторону «1С:Предприятие 8.0.», но здесь нет подвоха и желания подтолкнуть к решению. Сравнение сделано только по основным параметрам.

Далее есть еще один вопрос который, на наш взгляд, заслуживает внимание, в случае, если Компания настроена на постепенное и планомерное развитие - модернизация софта. Т.е., в самом начале деятельности Компании был приобретен некий софт для ведения основной деятельности – бухгалтерии, торговли, складского учета, взаимоотношений с клиентами и т.д.

Нужно ли его менять..модернизировать…стоит ли тратить финансы…ведь и так нормально работает…зачем мне это?

Ответ: Стоит. Если есть представление о дальнейшем развитии Компании.

5. ТРЕБОВАНИЯ ПО МОДЕРНИЗАЦИИ СОФТА

Итак, Почему стоит заняться модернизацией уже имеющегося на предприятии софта?

* Если…необходимо реализация отлаженных на предприятии процессов на основе современного, технологичного продукта.

Подобная потребность возникает с ростом компании. Например, на ранних этапах развития Компании, можно вести управленческие операции в таблицах EXCEL. Но в дальнейшем, в результате увеличения объема информации система становится сначала непрозрачной, а затем просто неуправляемой. НО… Одним из плюсов наличия программного обеспечения предыдущего поколения, является то, что к переходе на новую платформу в Компании формализованы основные бизнес-процессы и как следствие, существует понимание потребностей в изменении типовой конфигурации, в соответствии с индивидуальностью Компании.

В данном случае, на наш взгляд, интереснее и полезнее в качестве решения рассматривать - 1С:8, поскольку она лучше поддается модификации/модернизации и имеет ряд возможностей уже заложенных в типовые конфигурации.

* Если…в перспективе требования Компании к модификации программного обеспечения формируются в соответствии с изменяющимися бизнес-процессами фирмы. . Т.е. в дальнейшем автоматизация процессов Компании не требует серьезных временных и финансовых затрат (в том числе, систематического обращения к Компании-разработчику) и является стандартной процедурой

* Если…в ходе деятельности и развития Компании появились требования связанные с оптимизацией производительности софта, а также удобности интерфейса. Т.е. «старый» софт не может отвечать потребностям Компании, в части скорости и производительности, на данном этапе, в силу каких либо ограничений.

* Если…есть потребность в получении определенной аналитической информации (отчеты в дополнительных разрезах без изменения структуры данных). Т.е. типовых, заложенных разработчиком отчетов не достаточно для обеспечения контроля и анализа деятельности Компании, а соответственно принятия управленческих решений.

В первом приближении мы рассмотрели большинство основных аспектов, на которые нужно обратить внимание, принимая решение о выборе программного обеспечения.

Есть еще один вопрос, который мы не затронули, - это Экономическая целесообразность финансовых затрат, поскольку по умолчанию считаем, что решение о том, что «надо», уже принято. Но все таки в заключение мы решили уделить этой теме немного времени. На случай, если не хватает последнего «да» в пользу целесообразности вложений на автоматизацию.

6. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЦЕЛЕСООБРАЗНОСТЬ

На сегодняшний день существует немало трудов на тему пользы автоматизации, поэтому в этом подразделе – мы подготовили небольшой и достаточно краткий анализ, основанный на нашем опыте, не однократно подтвержденный нашими клиентами, в той или иной степени.

1. Экономия ресурсов

* На зарплате.

Бизнес масштабируется без увеличения затрат на управленческий персонал. Плюс к этому снижаются требования к квалификации непосредственных исполнителей и как следствие их зарплата

В качестве примера: в одной из крупных торговых фирм несколько лет назад руководство сделала упор на автоматизацию деятельности Компании.

На сегодняшний момент Единая информационная система включает все участки и подразделения Компании (в работе, практически на всех рабочих местах используются сканеры штрих-кодов и другое торговое оборудование), что позволяет принимать на работу не квалифицированный персонал и нести минимальные трудозатраты на подбор и обучение сотрудников Компании. При этом в компании менее 10% сотрудников можно отнести к управленческому персоналу (начальники всех рангов, финансисты и бухгалтера)

* На оборудовании (офисное оборудование, площади и т.д.)

Как следствие п.1.1. - не требуется обеспечение дополнительных рабочих мест.

* «Прозрачность» бизнеса – одно из основных преимуществ.

Деятельность Компании, естественно при грамотной постановке задачи на автоматизацию и серьезном подходе к реализации, находится полностью под контролем руководителя и позволяет оперативно принимать управленческие решения.(т.е. 100 тонн не/найденного после инвентаризации – это уже страшный сон из прошлого :-))

Далее….

2. Увеличение доходов

* Увеличение скорости процессов, и как следствие, сокращение времени на обслуживание клиентов (все тот же пример – использования сканеров штрих-кодов или формирования документов по одному - двум нажатиям клавиш…взамен курсирующего между торговым залом, складом, бухгалтерией – курьера, продавца, кладовщика и т.д.)

* Улучшение качества обслуживания (за счет оперативного доступа к информации о клиенте). При чем информация может быть как о предыдущих заказах, договорах, скидках/надбавках – для менеджера и т.д., так и анализ работы сотрудника и платежеспособность клиента, для руководителя.

* Возможность использования дополнительных возможностей (например, организация Интернет-магазина, интегрированного с 1с.)

И еще один не маловажный вопрос….

3. Защита бизнеса.

* Сокращение потерь от недобросовестности сотрудников (Например: уход сотрудника – потеря его информации, т.е. ушел и забрал с собой ежедневник…или того хуже - увел клиентов собой)

* Защита от воровства (за счет автоматизации, деятельность Компании становится более «прозрачной» для руководителя Компании. Появляется возможность автоматического контроля за работой сотрудников).

* Разграничение прав доступа сотрудников к информации. (Доступ к данным только в рамках должностных обязанностей. Каждый сотрудник является ответственным за определенный процесс в Компании, что зафиксировано в системе.

Надеюсь, эта статья помогла Вам получить первоначальные знания для выбора программного продукта, возможно, узнать что-то новое или вспомнить забытое. Но главное - утвердила в желании двигаться в выбранном направлении.